Produtividade nada mais é a relação entre uma tarefa que precisa ser realizada e os recursos que foram utilizados para realizar essa tarefa.
Na maioria das vezes o principal recurso é o tempo.
É indispensável que consigamos alocar esse tempo da melhor forma possível.
Por isso, ter como medir a produtividade do time é tão importante.
É sobre isso que vamos falar neste artigo.
1. Sem processos, sem produtividade
O primeiro passo para conseguir medir algo, é definir o que será medido.
Se os processos não são repetidos ao longo do tempo e não seguem padrões, não há como medir produtividade.
Então, antes de qualquer medição, é preciso garantir que os processos estão bem estabelecidos.
Depois disso, podemos seguir para a próxima etapa.
2. O que traduz a produtividade do seu time?
Não existe uma fórmula geral para produtividade.
Ela é a relação entre o que precisa ser entregue e os recursos utilizados.
E o que precisa ser entregue varia de acordo com a função de cada pessoa da equipe.
Faria sentido medir a produtividade de uma equipe de produção com base no número de vendas realizadas por dia?
Por isso é preciso escolher qual indicador vai refletir a produtividade do seu time.
Então o segundo passo é fazer uma reflexão:
- Que tipo de indicador faz sentido medir?
- Por que você deseja medir essa produtividade?
- O que faz sentido para você, como líder, analisar quanto à produtividade do time?
3. O combo de indicadores
Agora você já conseguiu encontrar o indicador que melhor representa a produtividade do seu time.
Para o terceiro passo, você precisa definir um indicador de qualidade para acompanhar o indicador de produtividade.
Vamos a um exemplo.
A equipe de produção mede a sua produtividade medida através da seguinte fórmula:
(Número de pedidos entregues no horário/ Número de pedidos recebidos) * 100
Ou seja, quanto mais produtos eles entregarem, mais produtivos eles vão ser.
Tentando aumentar esse percentual, pode-se acabar diminuindo a qualidade do produto final.
E você concorda que é inútil atingir 99% de produtividade, se 90% dos produtos forem devolvidos por causa de falhas, certo?
4. Como saber se o resultado é bom?
Agora você está a um passo de poder medir a produtividade do time.
Sem uma meta a ser atingida todo o processo de medição e controle dessa produtividade, seria sem sentido.
Por isso, o seu último passo é definir uma meta de produtividade e de qualidade a ser atingida.
Essa meta deve ter um valor e um prazo que será o tempo de medição do indicador.
Voltando ao nosso exemplo.
A meta de produtividade definida para essa equipe é que eles produzam, dentro do prazo, 90% dos pedidos recebidos no dia.
Na quarta-feira, eles receberam 100 pedidos e conseguiram entregar 80 deles, dentro do prazo para a entrega ao cliente.
Nesse caso a produtividade foi de 80%.
Ou seja, ela ficou abaixo da meta estabelecida.
As metas precisam ser realistas!
Uma produtividade de 100% é uma utopia que pode acabar tendo um efeito destrutivo no rendimento do time.
Se a meta é impossível de ser atingida, por que alguém se esforçaria para alcançá-la?
5. Faça a avaliação e dê retorno para o time
Para finalizar, é preciso que você, líder, faça o real acompanhamento dessa produtividade.
Além disso, você deve mostrar claramente o quão importante ele é e como você tem prestado atenção nesse quesito.
Isso é feito através de feedbacks periódicos para o time relatando como está o indicador e de reuniões para alinhamento de como podem melhorar a produtividade a cada dia.
